Change-Management wird durch sich immer schneller verändernde Abläufe in Unternehmen immer wichtiger. Vor allem die IT-Branche ist als schnelllebiger Sektor bekannt und unterliegt daher im Bereich des Change-Managements ganz besonderen Herausforderungen.
Was ist Change-Management?
Change-Management ist der Prozess der Planung, Umsetzung und Überwachung von Änderungen an einem Projekt oder einer Initiative. Es trägt dazu bei, dass Änderungen auf kontrollierte und effiziente Weise durchgeführt werden, wodurch Störungen minimiert und die Erfolgschancen maximiert werden. Change-Management umfasst in der Regel vier Schritte.
- Ermittlung des Änderungsbedarfs
- Entwicklung eines Änderungsplans
- Durchführung des Plans
- Bewertung der Ergebnisse.
Jeder Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Veränderungen effektiv und effizient durchgeführt werden. Mit der Ermittlung des Änderungsbedarfs kann festgestellt werden, ob eine Veränderung tatsächlich notwendig ist oder nicht. Die Entwicklung eines Plans für die Veränderung trägt dazu bei, dass die Veränderung korrekt und so durchgeführt wird, dass Störungen minimiert werden. Die Ausführung des Plans ist entscheidend für die tatsächliche Umsetzung der Veränderung. Die Auswertung der Ergebnisse hilft festzustellen, ob die Veränderung erfolgreich war und was in Zukunft anders gemacht werden könnte. Das Change-Management ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Projekte und findet vor allem auch in der IT-Branche immer größere Bedeutung.
Die Herausforderungen im IT-Sektor
In jeder Branche ist der Wandel eine Konstante. Im IT-Bereich ist das Tempo des Wandels jedoch oft deutlich höher als in anderen Branchen. Daher müssen IT-Organisationen besonders geschickt im Umgang mit Veränderungen sein. Es gibt vier verschiedene Ebenen für das Change Management IT. Dabei unterscheidet man zwischen:
- Systemebene
- Prozessebene
- Wirtschaftliche Ebene
- Personelle Ebene
Auf der Systemebene werden, wie der Name schon vermuten lässt, Systeme einer Änderung unterzogen. Dies kann jegliche IT-Infrastruktur betreffen. Auch eine komplette Neuerschaffung ist hierbei denkbar. In der Prozessebene wird nicht direkt an der Technologie selbst etwas verändert. Viel mehr geht es hier dabei darum, den Support zu verändern oder zu verbessern. Die wirtschaftliche Ebene des Change-Managements im IT-Bereich sorgt für finanzielle Veränderungen beziehungsweise Verbesserungen. So können die Kosten für Lizenzen und Infrastruktur neu geplant werden. Die personelle Ebene befasst sich mit allen menschlichen Belangen im IT-Sektor. Die Schaffung einer neuen Abteilung, der Mitarbeiterzuwachs oder -abbau können hier entsprechend verändert werden.
Die Mitarbeiter für erfolgreiches Change-Management ins Boot holen
Wie in so vielen Fällen ist auch bei Change-Management Prozessen im IT-Bereich der Faktor Mensch unglaublich wichtig und gleichzeitig einer der häufigsten Gründe für das Scheitern. Denn selbst in der modernen und kaum steten IT-Branche stehen Mitarbeiter Änderungen oft einmal grundsätzlich kritisch gegenüber. Es ist daher besonders wichtig, im Zuge des Change-Managements bei IT-Prozessen für Klarheit zu schaffen und die Vorteile gegenüber der jetzigen Situation offen darzulegen. Geheimniskrämerei kann zu Ablehnung führen und das Change-Management ist aufgrund dessen in weiterer Folge zum Scheitern verurteilt. Denn alleine das große Potenzial einer technischen Veränderung ist noch lange nicht der Schlüssel zum Erfolg.
Den Prozess anhand der Change-Management Matrix beurteilen
Der Prozess des Change-Managements ist immer mit einem gewissen Ziel, einem entsprechenden Aufwand und einem Risiko des Scheiterns behaftet. Daher empfiehlt es sich, den Prozess vorab anhand einer Change-Management Matrix zu beurteilen. Hierfür wird der voraussichtliche Output in Verhältnis zur Wahrscheinlichkeit des Scheiterns gesetzt. Ist der mögliche Output gering, das Risiko jedoch hoch, sollte eine besonders fähige Person das Projekt leiten. Denn nicht alle Beteiligten im Rahmen des Prozesses werden die Entscheidung mittragen, solange sie in der Umsetzungsphase steckt. Ist das Gegenteil der Fall, also der Output groß und das Risiko gering, besteht die Gefahr, dass der Prozess nicht ernst genommen wird. Bei Bedarf kann dieser Prozess zwar etwas abgekürzt werden, auf die leichte Schulter darf er trotzdem nicht genommen werden.
