Unternehmen werden immer größer und die Aufgabengebiete komplexer. Ohne die passende Software ist das Planungs- und Steuerungsmanagement kaum noch zu bewältigen. ERP Software bietet Unternehmen die Möglichkeit dieses in ihrer Gesamtheit abzubilden und sämtliche Abteilungen miteinander zuverknüpfen.
Ein Enterprise Resource Planning System kümmert sich um alle dispositiven, administrativen und kontrollierenden Aufgaben in einem Unternehmen. Ein ERP System besteht aus verschiedenen Programmen und Erweiterungen, sodass Daten innerhalb der zentralen Datenverwaltung dargestellt werden können.
In diesem Artikel schauen wir uns einmal näher an, warum kein Unternehmen auf ein ERP System verzichten sollte und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringt.
Welche Bereiche im Unternehmen profitieren von der ERP Software?
Ein ERP System besteht aus einer Grundsoftware, welche die Grundlage für die zentrale Datenverwaltung abbildet. Diese kann mit diversen Erweiterungen erweitert werden. Das kann die Finanzbuchhaltung sein, die Materialwirtschaft oder der E-Commerce Bereich. Letztendlich bildet ein ERP System das Unternehmen als Ganzes ab. Dabei wird noch zwischen den Fachbereichsbezogenen Prozessen und den Querschnittsfunktionen differenziert -> Vertrieb und Marketing, Produktion, Forschung sowie Personalwesen, Controlling und Finanzen unter anderem.
Primär werden somit die Ressourcen Betriebsmittel, Personal und Kapital gesteuert. Theoretisch gesehen lohnt sich ein ERP System für jedes Unternehmen mit mehreren Abteilungen, damit Prozesse übersichtlicher und offener strukturiert werden können.
Gerade kleine Unternehmen haben oftmals Angst und sind sowohl von den Kosten als auch von dem Aufwand abgeschreckt. Nicht unberechtigt, denn ein komplettes ERP System bedarf einiges an Aufwand. Für dieses „Problem“ gibt es ERP Software seit einiger Zeit als Cloud Service. Bei einem Cloud Service in Bezug auf ERP Software können Unternehmen ohne großen Aufwand umgehend auf ein fertig entwickeltes ERP System zugreifen und dieses für das eigene Unternehmen nutzen. Kosten und Aufwand sind dabei sehr gut kalkulierbar.
Der Ablauf zur Auswahl eines ERP Systems
Bevor ein ERP System im Unternehmen läuft, gilt es acht Schritte zu durchlaufen. Zuerst einmal muss im Netz nach einem Anbieter gesucht werden. Jeder bietet andere Konditionen an, welche im Vorhinein verglichen werden sollten. Im Anschluss wird ein Lasten- bzw. Pflichtenheft erstellt, damit die Anforderungen an das System abgeglichen werden können. Bevor endgültig ein System gekauft wird, kann eine Art Demo als Testversion aufgesetzt werden. Diese Testphase sollte mit realen Abläufen simuliert werden.
Ein ERP System ist eine perfekte Grundlage, um all die alten Daten aufzuräumen und eine Bereinigung durchzuführen, sodass man komplett von 0 startet. Zu guter Letzt muss noch die Dokumentation erstellt und die Mitarbeiter geschult werden. Ein ERP System wirkt im ersten Moment sehr komplex, doch nach wenigen Tagen bzw. Wochen sind die Mitarbeiter vertraut damit. Jetzt steht nichts mehr im Wege das fertige ERP System in das Unternehmen zu integrieren.
